Varde Kommune: “Office 365 har funktionsudtømt SkoleIntra”

I Varde Kommune er Office365 blevet en central spiller i elever og lærerens dagligdag, hvor der deles, samarbejdes og udveksles informationer gennem dokumenter, apps og værktøjer.

Det daglige arbejde i Office365 er ikke kommet af sig selv – Varde Kommune lagde en tydelig implementeringsstrategi og har investeret både tid og ressourcer i at få udbredt løsningen internt, så den blev allemandseje. Derudover var det vigtigt med stort fokus på inddragelse af ledelsen, som på lige fod med alle andre også skulle bruge løsningen som centralt omdrejningspunkt i deres dagligdag.

Vidensdeling i netværket har ligeledes været et fokuspunkt, hvor flere af løsningens værktøjer, er blevet prøvet af, for at finde det ideelle for skolernes brugere.

Strategien omkring en tilbagevendende kompetenceudvikling var ligeledes i højsædet og brugerne har derfor været på kursuser af flere omgange med forskellige fokusområder. Strategien synes at være lykkedes i et sammenspil med en stærk intern support, der har været tilgængelig til at afhjælpe evt. udfordringer samt i et tæt samarbejde mellem de pædagogiske konsulenter og it-afdelingen.

Løsningen er sammensat i samarbejde med EasyIQ, som hjælper med at oprette og vedligeholde brugerne, således de logger på via den velkendte UNI-Login-boks. Dette har ligeledes været et tidligt strategisk træk i at få adoptionen og udbredelsen af Office365 i Varde Kommune til at lykkes. Det var vigtigt, at vi sendte brugerne ind i en ny løsning via noget de kendte i forvejen – altså UNI-Login-boksen. Derfor var de første parader fra brugerne sænket lidt, udtaler Bjarne Højgaard Jensen, Skolekonsulent, Varde Kommune (som står for implementeringen på skolerne i Varde kommune)

Hvad har vi opnået med implementeringen af Office365? 

Bjarne Lund Christensen, Skolekonsulent, Varde Kommune fortæller yderligere, at Office365 i Varde Kommune på mange områder har funktionsudtømt SkoleIntra ift. hvad de tidligere arbejdsgange var – Outlook mail er nu den officielle og primære Varde-mail for alle – både mellem ledelse/medarbejder og mellem medarbejdere/elever. Alt vores interne kommunikation kører primært her og bevæger sig mere og mere ind i Teams.

Groups og Teams har overtaget samlemapperne og arbejdsrummene vi tidligere har været vant til, hvor der nu er muligheder for fælles mapper, kommunikation samt diverse forskellige udvidelser i Teams, som er Microsofts helt store satsning.

Derudover benyttes OneDrive i høj grad til samarbejde, opbevaring, deling af filer samt forberedende arbejde ift. læringsplatform og lignende.

Varde Kommune har med implementeringen af Office365 flyttet sig ind i et større fællesskab i kommunen – der er opstået flere professionelle læringsfællesskaber, faglige netværk og derved opstår der muligheder for Work smart i mange sammenhænge. Det er altid nemt at indhente hjælp og inspiration på tværs af skolerne i Varde Kommune.

Det næste skridt i implementeringen er nu at få fundet ud af, hvordan Aula kommer til at passe ind i samarbejdet med Office365. Der vil helt sikkert være nogle områder, hvor Aula kommer til at overlappe Office365, og derfor skal der også træffes nogle valg ift. snitflader mellem de to platforme.